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10 dicas para ser mais produtivo

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Especialistas em aprendizagem, negócios e tecnologia ensinam técnicas e ferramentas para aumentar sua produtividade

Procrastinação, interrupções e querer fazer tudo ao mesmo tempo são alguns problemas que nos fazem ser menos produtivos. Mas como lidar com essas e outras questões? É o que investigamos em um bate-papo com Danilo Torini, professor do Laboratório de Aprendizagem (ESPM LifeLab) e Daniela Kretli e Caio Oliveira, analistas de negócios da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM. Confira a seguir 10 dicas dos especialistas podem te ajudar a ser mais produtivo:

1. Não diga sim para tudo

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“Quando dizemos sim para tudo, muitas vezes não conseguimos dar conta do que de fato é prioridade”, alerta Torini. “O demandante não necessariamente tem a noção do todo. Ele pode até ser o seu chefe, mas é sua responsabilidade falar o que está tocando e perguntar o que é mais importante naquele momento.”

2. Defina bem suas prioridades

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“Quando tudo é urgente, nada é urgente. Se tudo está em sua escala de prioridade máxima, tem algum problema”, alerta o professor. Os especialistas sugerem que se utilize a matriz de Eisenhower. “Você cruza o que é importante e o que é urgente. Se a tarefa é importante e urgente, você faz agora. Se é importante, mas não urgente, programa para fazer depois. Se não é importante, mas urgente, delega para outra pessoa (se tiver essa possibilidade). E se não é importante e nem urgente, você elimina”, explica Kretli.

3. Divida grandes tarefas em tarefas menores

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“Só de pensar em ler um livro de 700 páginas, você acaba indo fazer outra coisa porque aquilo parece algo inalcançável. Mas é diferente quando você divide essa meta em metas menores, como ler 10 páginas por dia”, comenta a analista de negócios.

4. Execute uma tarefa por vez

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“Do ponto de vista da neurociência, é uma falácia a ideia do multitask. Quando estamos dividindo nossa atenção em tarefas diferentes, estamos diminuindo a atenção em cada uma delas”, alerta Torini. “Se você se dedica a muita coisa ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada com qualidade”, complementa Kretli. 

5. Crie ciclos de concentração

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“Quando você se desliga de uma tarefa para olhar o celular, precisa de um tempo de processamento para retornar ao que estava tocando”, afirma o professor. Para evitar esse tipo de interrupção, os especialistas sugerem o uso do método Pomodoro. “Você cria ciclos de concentração em que desliga o celular e qualquer notificação para se manter focado naquela tarefa. O método sugere 25 minutos de concentração e 5 descansando, mas o tempo pode ser adaptado para sua rotina”, explica Kretli.   

6. Não responda e-mails e mensagens o dia inteiro

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“Tenho momentos determinados para responder e-mails. Faço isso na primeira hora do dia, depois quando retorno do almoço e outra vez no final do dia”, explica Kretli. Se adotar essa técnica, só não se esqueça de combinar esse jogo com seus colegas de trabalho. “É importante a gente dizer para as pessoas com quem a gente trabalha que provavelmente não vai responder aquele e-mail na hora em que receber”, recomenda Torini. Caso adote o método Pomodoro, você pode utilizar os momentos de transição entre um ciclo e outro para olhar as notificações.

7. Flexibilidade não funciona sem organização

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“Pode parecer contraditório, mas a flexibilidade só funciona quando é estabelecida uma rotina”, comenta o professor. “Você pode ter um horário flexível de trabalho, mas é preciso ter muito claro em que momento do dia você vai executar as tarefas. Caso contrário, é um presente de grego, já que agora ao invés de ter oito horas disponíveis por dia, você tem 24h”.

“Essa sensação de estar 24 horas de plantão também é emocionalmente muito cansativa. E o cansaço emocional também gera dificuldade de gerenciamento de tarefas e de querer recompensas imediatas”, acrescenta Caio Oliveira, analista da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.

8. Invista em autoconhecimento

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“Descubra em qual horário você funciona melhor, como lida com situações de pressão e problemas familiares”, explica Kretli. Desse modo, você poderá tentar negociar com seu chefe e colegas de trabalho os melhores horários de trabalho ou de entregas, por exemplo.  

O autoconhecimento também te ajudará a definir suas próprias estratégias de produtividade. “Essa ideia de que não há uma receita de bolo é muito importante. Muitas pessoas pedem para você falar sua receita. Mas não tem. No fundo você vai encontrar a sua receita de acordo com esses fatores internos e externos que estão influenciando na sua vida”, afirma Torini.

9. Durma bem

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“Procrastinação não tem só a ver com gestão do tempo, tem a ver com emoção, bem-estar. Se você não dormir direito, nada do que indicamos aqui faz sentido. Porque seu dia vai ser arrastado”, comenta o professor.

10. O celular não é inimigo da produtividade

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“Assim como o uso de química pode culminar em um medicamento maravilhoso ou na bomba atômica, você pode usar o celular para aumentar ou detonar sua produtividade”, analisa Torini. Os especialistas sugerem alguns aplicativos para smartphones e computador que podem te ajudar a organizar sua rotina e ser mais produtivo. É o caso do app de anotações Evernote, o organizador de trabalho Microsfot Planner, o diário virtual Daylio e o controlador de tempo Rescue Time.  

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Filipe Oliveira

Do clã Kardashian-Jenner a entrevistas com CEOs, até o título mundial do Corinthians. Nessa vida de jornalista já cobri de tudo um pouco: esportes, tv e cinema, agronegócio, tecnologia, negócios, empreendedorismo e setor automotivo. Depois de uma temporada de estudos e aventuras na África do Sul, voltei ao Brasil em busca de um novo desafio. Assim vim parar na equipe que criou e produz o #TMJ.

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