Especialistas em aprendizagem, negócios e tecnologia ensinam técnicas e ferramentas para aumentar sua produtividade
Procrastinação, interrupções e querer fazer tudo ao mesmo tempo são alguns problemas que nos fazem ser menos produtivos. Mas como lidar com essas e outras questões? É o que investigamos em um bate-papo com Danilo Torini, professor do Laboratório de Aprendizagem (ESPM LifeLab) e Daniela Kretli e Caio Oliveira, analistas de negócios da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM. Confira a seguir 10 dicas dos especialistas podem te ajudar a ser mais produtivo:
1. Não diga sim para tudo
“Quando dizemos sim para tudo, muitas vezes não conseguimos dar conta do que de fato é prioridade”, alerta Torini. “O demandante não necessariamente tem a noção do todo. Ele pode até ser o seu chefe, mas é sua responsabilidade falar o que está tocando e perguntar o que é mais importante naquele momento.”
2. Defina bem suas prioridades
“Quando tudo é urgente, nada é urgente. Se tudo está em sua escala de prioridade máxima, tem algum problema”, alerta o professor. Os especialistas sugerem que se utilize a matriz de Eisenhower. “Você cruza o que é importante e o que é urgente. Se a tarefa é importante e urgente, você faz agora. Se é importante, mas não urgente, programa para fazer depois. Se não é importante, mas urgente, delega para outra pessoa (se tiver essa possibilidade). E se não é importante e nem urgente, você elimina”, explica Kretli.
3. Divida grandes tarefas em tarefas menores
“Só de pensar em ler um livro de 700 páginas, você acaba indo fazer outra coisa porque aquilo parece algo inalcançável. Mas é diferente quando você divide essa meta em metas menores, como ler 10 páginas por dia”, comenta a analista de negócios.
4. Execute uma tarefa por vez
“Do ponto de vista da neurociência, é uma falácia a ideia do multitask. Quando estamos dividindo nossa atenção em tarefas diferentes, estamos diminuindo a atenção em cada uma delas”, alerta Torini. “Se você se dedica a muita coisa ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada com qualidade”, complementa Kretli.
5. Crie ciclos de concentração
“Quando você se desliga de uma tarefa para olhar o celular, precisa de um tempo de processamento para retornar ao que estava tocando”, afirma o professor. Para evitar esse tipo de interrupção, os especialistas sugerem o uso do método Pomodoro. “Você cria ciclos de concentração em que desliga o celular e qualquer notificação para se manter focado naquela tarefa. O método sugere 25 minutos de concentração e 5 descansando, mas o tempo pode ser adaptado para sua rotina”, explica Kretli.
6. Não responda e-mails e mensagens o dia inteiro
“Tenho momentos determinados para responder e-mails. Faço isso na primeira hora do dia, depois quando retorno do almoço e outra vez no final do dia”, explica Kretli. Se adotar essa técnica, só não se esqueça de combinar esse jogo com seus colegas de trabalho. “É importante a gente dizer para as pessoas com quem a gente trabalha que provavelmente não vai responder aquele e-mail na hora em que receber”, recomenda Torini. Caso adote o método Pomodoro, você pode utilizar os momentos de transição entre um ciclo e outro para olhar as notificações.
7. Flexibilidade não funciona sem organização
“Pode parecer contraditório, mas a flexibilidade só funciona quando é estabelecida uma rotina”, comenta o professor. “Você pode ter um horário flexível de trabalho, mas é preciso ter muito claro em que momento do dia você vai executar as tarefas. Caso contrário, é um presente de grego, já que agora ao invés de ter oito horas disponíveis por dia, você tem 24h”.
“Essa sensação de estar 24 horas de plantão também é emocionalmente muito cansativa. E o cansaço emocional também gera dificuldade de gerenciamento de tarefas e de querer recompensas imediatas”, acrescenta Caio Oliveira, analista da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.
8. Invista em autoconhecimento
“Descubra em qual horário você funciona melhor, como lida com situações de pressão e problemas familiares”, explica Kretli. Desse modo, você poderá tentar negociar com seu chefe e colegas de trabalho os melhores horários de trabalho ou de entregas, por exemplo.
O autoconhecimento também te ajudará a definir suas próprias estratégias de produtividade. “Essa ideia de que não há uma receita de bolo é muito importante. Muitas pessoas pedem para você falar sua receita. Mas não tem. No fundo você vai encontrar a sua receita de acordo com esses fatores internos e externos que estão influenciando na sua vida”, afirma Torini.
9. Durma bem
“Procrastinação não tem só a ver com gestão do tempo, tem a ver com emoção, bem-estar. Se você não dormir direito, nada do que indicamos aqui faz sentido. Porque seu dia vai ser arrastado”, comenta o professor.
10. O celular não é inimigo da produtividade
“Assim como o uso de química pode culminar em um medicamento maravilhoso ou na bomba atômica, você pode usar o celular para aumentar ou detonar sua produtividade”, analisa Torini. Os especialistas sugerem alguns aplicativos para smartphones e computador que podem te ajudar a organizar sua rotina e ser mais produtivo. É o caso do app de anotações Evernote, o organizador de trabalho Microsfot Planner, o diário virtual Daylio e o controlador de tempo Rescue Time.
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